Il sistema di rilevazione presenze rappresenta l’insieme di più apparecchiature che registrano il passaggio dei dipendenti in entrata e in uscita; esse sono collegate ad un PC su cui viene installato un apposito software di gestione per ottenere il calcolo dei totali a fine mese. Il controllo degli accessi viene attivato dall’utente tramite l’utilizzo di un trasmettitore, di un tag o di un badge. Il dato, inviato alla centrale programmata, trasmette il segnale di consenso o di negazione dell’apertura del varco controllato. Tali sistemi di controllo accessi, non vengono applicati solo nelle grosse aziende, ma grazie alle differenti soluzioni realizzabili, sono riusciti ad inserirsi anche in piccole e medie aziende.
Il lettore di badge è un’apparecchiatura munita di un display per la visualizzazione della data, dell’ora e degli eventi, di una tastiera e di una testina di lettura di tessere codificate.
Esso permette di risparmiare sul costo delle cartoline rispetto all’orologio timbra cartellini in quanto legge tessere codificate di lunghissima durata; grazie a questo non è necessario, tutti i mesi, utilizzare nuove cartoline come nel caso dell’orologio a cartoline.
Inoltre, se si acquista un lettore di badge è possibile utilizzare il computer già in possesso.